Administrator: Gminny Klub Dziecięcy w Ostrowitem, będący gminną jednostką budżetową Gminy Ostrowite.
Adres siedziby: ul. Szkolna 4, 62-402 Ostrowite.
NIP: 667-177-75-52
Kontakt w sprawach ochrony danych:

• E-mail: ugmostrowite@post.pl (z dopiskiem „Ochrona Danych – Klub Dziecięcy”)
• Telefon: 63 276 51 60
• Listownie: na adres siedziby Klubu.

Ostatnia aktualizacja: [DATA]
Administratorem Państwa danych osobowych jest Gminny Klub Dziecięcy w Ostrowitem, ul. Szkolna 4, 62-402 Ostrowite, zwany dalej „Klubem”.

1. Cel i zakres zbierania danych.
Zbieramy dane osobowe wyłącznie w celach związanych z działalnością statutową Klubu, prowadzoną na podstawie Uchwały Nr X/111/2019 Rady Gminy Ostrowite, w tym:

• Rejestracji i obsługi uczestników: Imię, nazwisko, data urodzenia dziecka, adres zamieszkania, dane kontaktowe rodziców/opiekunów prawnych (telefon, e-mail), informacje o zdrowiu dziecka (alergie, zalecenia lekarskie) niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i właściwej opieki.
• Procesu rekrutacji: Dane zawarte w karcie zgłoszeniowej oraz dokumenty potwierdzające spełnianie kryteriów określonych w statucie Klubu.
• Komunikacji i marketingu: Adres e-mail lub numer telefonu, aby informować Państwa o zajęciach, wydarzeniach klubowych (np. drzwiach otwartych), zmianach w harmonogramie lub pilnych sprawach. Dane te przetwarzamy na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu Klubu.
• Fakturowania i rozliczeń: Dane niezbędne do wystawienia faktury lub umowy za usługi Klubu oraz w celu realizacji obowiązków podatkowych jednostki budżetowej.
• Bezpieczeństwa: Monitoring wizyjny na terenie Klubu (wyłącznie w miejscach wspólnych, oznaczonych) w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora.

2. Podstawa prawna przetwarzania.

• Konieczność wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dotyczącej uczestnictwa dziecka w zajęciach Klubu.
• Obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. w zakresie rozliczeń podatkowych, prowadzenia rejestru klubów dziecięcych.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – np. dochodzenie roszczeń, marketing bezpośredni własnych usług, zapewnienie bezpieczeństwa poprzez monitoring.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – na otrzymywanie newslettera lub na przetwarzanie wizerunku.
• Szczególne kategorie danych (dane o zdrowiu) – przetwarzamy wyłącznie na podstawie wyraźnej, pisemnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) niezbędnej do zapewnienia właściwej opieki nad dzieckiem.

3. Okres przechowywania danych.

• Dane uczestników oraz dokumentacja rekrutacyjna przechowywane są przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności ustawą o finansach publicznych i ustawą o podatku od towarów i usług – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono świadczenie usługi).
• Dane kontaktowe do celów marketingowych przechowujemy do momentu cofnięcia zgody.
• Nagrania z monitoringu usuwamy nie później niż po 30 dniach, chyba że stanowią dowód w sprawie.
• Informacje związane z realizacją obowiązków prawnych przechowujemy przez okresy wskazane w przepisach szczególnych.

4. Prawa osób, których dane dotyczą.
Przysługują Państwu prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem). Żądania można składać na dane kontaktowe Administratora.

5. Odbiorcy danych.
Dane mogą być udostępniane:

• Upoważnionym pracownikom i współpracownikom Klubu oraz organowi prowadzącemu (Gminie Ostrowite).
• Podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (tzw. podmiotom przetwarzającym), np. dostawcom oprogramowania księgowego, hostingodawcy strony, firmie obsługującej monitoring – wyłącznie na podstawie umów powierzenia i z zachowaniem wymogów RODO.
• Organom państwowym (np. Urzędowi Skarbowemu, ZUS) wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

6. Skarga do organu nadzorczego.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.